A probléma megvizsgálása:

Számlázni, könyvelni, bérszámfejteni pedig kell.
Felsorolom azokat a folyamatokat, amelyeket partnereink és magunk is otthonról végre tudunk hajtani.
Példákon keresztül bemutatom a megoldási lehetőségeket.
Számunkra nem volt új ez a helyzet, mert évek óta lehetőség volt a rendszereinkkel távolról dolgozni, tehát egy jól bevált eljárást kellett még több helyen bevezetni.
Van olyan ügyfelünk, aki a vírus veszély elmúltával is fenn kívánja tartani a távoli munkavégzéssel járó előnyöket.
De a munkavállalók között is népszerű a megoldás.
Gyermek nevelés, betegség, idős szülő ápolása mellett is elvégezhető a távmunka.

A megoldás:

Olyan rendszer alkalmazása, ami a távoli munkavégzést is támogatja.
Több témakört is szeretnék érinteni, ami nálunk egy egységes rendszert képez.
(Iktatás, Könyvelés, Számlázás, Készletnyilvántartás, Termelés, Vevői-szállítói ajánlatok-rendelések kezelése, Bér, Tárgyi eszköz nyilvántartás.
Banki utalás kezelés, Bank kivonat importok, Elszámolás importok (GLS stb.), WEB-es üzletkötős lehetőségek, WEB-es rendszer lehetőségek, WEBSHOP, Adatgyűjtős- vonalkódos lehetőségek és ami még közben eszembe jut, vagy amivel kapcsolatban kérdés érkezik.)
Nem az ügyviteli folyamat sorrendjének az oldaláról közelítem meg, hanem inkább a probléma megoldásának a fontossága az elsődleges szempont.

De miért is a könyvelés az első?

Mert azok az információk, amelyek egy vállalkozás működéséhez szükségesek, összesítve, értelmezhetően itt jelennek meg. Minden alrendszer ide küld adatokat (Számlázás, Bér, Tárgyi stb.).

• Ha folyamatos könyvelés történik, azonnal információhoz jutunk.

   Szeretnénk tudni, hogy a vevőink éppen mennyivel tartoznak?
   A Beszállítóknak mikor, mennyit kell utalnunk?
   Mennyi ÁFÁ-t kell fizetni?
   Mennyi volt az árbevétel egyben, partnerenként, mennyi a költség és milyen fajta költségek voltak?
   Hogy áll a cég, veszteséges-nyereséges?
   Mennyi pénzünk van?
   Marad pénz beruházásra, ha mindent kifizetünk?
  

És még számos kérdés azonnal „egy-két gombnyomásra” megválaszolható egy naprakész könyvelésből.
Egy vezetőnek nem kell egyfolytában kérdésekkel elárasztani a könyvelőt, mert folyamatában bármikor hozzájut az információhoz.
Ez a „helyzet” azokat cégvezetőket is felhasználókká tette, akik eddig nem igazán néztek a könyvelésre, mert olyan haszonnal tudtak dolgozni, hogy a költségeket gond nélkül ki tudták fizetni.
Változott a helyzet, elmaradnak a vevők, csökken az árbevétel, a fix költségek pedig jórészt maradnak, csökken a nyereség, így a fent felsorolt kérdésekre ők is kíváncsiak.
Vannak olyan vállalkozások, ahol most nem az a kérdés, hogy mennyi lesz az osztalék, hanem, hogy hogy éli túl a cég. Ehhez pedig pontos információra van szükség.
Ezek a vezetők, aktív felhasználóivá válnak az iktatás jóváhagyásnak és tényleg találnak olyan beszállítói számlákat, amelyek kérdésesek (nem volt rá rendelés, kétszer számlázták, mást számláztak, más összeget számláztak, és sorolhatnám, mert sok mindennel találkozunk.)
Meg is lepődnek, hogy bizony van ilyen. De hát eddig ez „elment”, elbírták. Most nem.
Szóval, a könyvelés naprakész ismeretével a vállalkozásunk ütőerén tartjuk az ujjunkat.
El kell felejteni mindenféle egyéb nyilvántartást, füzetet, excel táblát és hasonló dupla munkás megoldásokat.
Úgy is le kell könyvelni, akkor mire várunk? Semmi nem indokolja a halogatást.

Tehát a folyamat:

Az iktató személy a kapott bizonylatokat-számlákat iktatja és beszkenneli, könyvelési szaktudás nélkül előkészíti a könyvelésre, mert a bizonylat adatainak nagy része a NAV online oldalról letöltésre kerül.

Amennyiben bizonylat jóváhagyást is használnak a vállalkozásnál, a jóváhagyás, vagy jóváhagyások után kerül a bizonylat a könyvelésre. A jóváhagyásokat, számítógépen, vagy mobiltelefonon keresztül lehet elvégezni. Amennyiben nem használják a jóváhagyást, a könyvelés azonnal kezdődhet. Megjegyzem, a jóváhagyást különösen célszerű eljárásnak tartom, hiszem a vállalkozás vezetői is adott esetben távmunkában dolgoznak és ez a lehetőség biztosítja a kontrollt és a napra kész információt részükre.

Ezután következik a könyvelés. A könyvelő(k) távolról interneten keresztük meg tudják tekinteni a bizonylat képét. A könyvelő az iktatott (jóváhagyott) bizonylatokat választja ki könyvelésre és akkor módosít a könyvelésen, ha szükségesnek találja (pl. egyéni felosztások). A bizonylatokhoz nem kell a könyvelőnek hozzáérni. Ha nem használnak iktatást, akkor pedig a könyvelő hagyományos módon könyvelheti a bizonylatokat.
Vezetői információ: A vezetők, szintén távoli eléréssel hozzáférnek minden olyan könyvelésből származó információhoz, amire szükségük van. Számítógépen, vagy mobil telefon segítségével is lekérdezhetőek az adatok. Aktuális vevő - szállító analitika, eredmény kimutatás, saját kimutatások, és számos elemzés, grafikon a könyvelési adatokból.

Eszköz igény:

1./ A vállalkozás eszközigénye:
A feladat jellege, felhasználók száma, és sok más paraméter határozza meg, de legalább egy szerver számítógép és fix IP-s internet elérés szükséges a távoli eléréshez.
2./Az otthoni felhasználó eszközigénye:
Asztali számítógép, vagy notebook, MS Windows operációs rendszer és internet elérés.
Mi például a notebookra még egy külön monitort is csatlakoztattunk kényelmi szempontból.
Így a jobb oldani monitoron látható mindig a könyvelés alatt álló bizonylat képe, a notebook monitorján pedig a könyvelés történik.

folytatás következik… (Számlázás)

A számlázás az egyik legfontosabb ügyviteli feladat, hiszen így jutunk a bevételünkhöz.
Csak éppen nem mindegy, hogy ezt milyen rendszerrel hajtjuk végre. Lassan már a csapból is az ingyenes számlázó programok folynak. A NAV-nak is van. Ami egy egyszemélyes kis vállalkozásnak elég is lehet, de ha ennél többet szeretnénk, akkor egy önálló számlázó program nem elég. Az ingyenes nagyon gyorsan nagyon drága lesz, amikor illeszteni kell egy másik készletnyilvántartó, rendelés kezelő, könyvelő programhoz, vagy éppen a könyvelőnek az ideje megy el arra, hogy kézzel könyveli a bizonylatokat. Egy önálló, sziget rendszerként működtetett számlázó program nem lehet jól működő része egy vállalatirányítási rendszernek.
Össze lehet persze kötni különböző megoldásokkal, feladásokkal, de egységes rendszert soha nem fog képezni. Ez olyan, mintha egy AUDI-ba BMW motort tennénk. Mind a kettő jó a maga nemében, de nem passzol semmi. Ha össze is van valahogy illesztve és működik, akkor sem lesz soha olyan, mint az AUDI-AUDI motorral. Ha gond van, akkor két-három cégtől kell segítséget kérni és nem biztos, hogy a bajnak lesz gazdája. Fejlesztésről, egyedi igényekről, meg ne is beszéljünk. Ha valaki ennél egy kicsit komolyabban gondolja, akkor ezen túl kell lépni.
Minden munkának díja van ez alól a szoftver sem kivétel.

A számlázás folyamata:

A számlázás egy nagyon sok összetevős folyamat lehet.
Először meg kell vizsgálni, hogy mi alapján történik a számlázás.
Készülnek-e árajánlatok, az árajánlatokból megrendelések, a megrendelésekből szállítólevelek.
Majd a szállítólevelekből a számlák. Mi lesz a kiállított számlák sorsa?
Átadjuk a könyvelőnek, hogy kézzel könyvelje le, vagy inkább a rendszer fogja automatikusan iktatni, lekönyvelni?
Egy jól felépített rendszeren belül minden esetre van megoldás.
A folyamat a vevői igénytől indul. Itt minden megkötés nélkül felsorolható, hogy milyen igényei vannak a vevőnek. Az igényből készülhet vevői árajánlat: (és/vagy díjbekérő/előleg bekérő).
Kereskedelmi rendszer esetén megelőzi a beszállítói ajánlat. Ha eljutunk addig, hogy árajánlatot kér a partner, akkor vagy az igényekből válogatva, vagy azonnal az ajánlatra felrögzítve, el lehet készíteni az ajánlatot.
Több nyelven, több féle pénznemben, több formátumban. (nyomtatás, PDF, e-mail csatolással)

Rendelés visszaigazolás:
Ha a vevő visszaigazolja (megrendeli) az ajánlatot, akkor az esetleges módosításokkal rögzíthető a megrendelés és rendelés visszaigazolás készíthető. Akár előre vevőnként rögzített ármegállapodásokból is, a vevő cikkszámának feltüntetésével is. A rendelések átvételére többféle adatimport eljárás készült.
(EDI, ECIS, SAP, VR3, és különböző file formátumok)
Több nyelven, több féle pénznemben, több formátumban. (nyomtatás, PDF, e-mail csatolással)

Szállítólevél:
Előre elkészíthető a rendélesekből kiválogatott szállítólevét terv, amit majd szállítani kell, ez még módosítható és a készletet nem mozgatja. Előírható, hogy majd pl. jövő héten kinek-mit kell kiszállítani, és lehetőség van a készlet lefoglalására is. A tény végleges szállítólevél már a tényleges kiszállításkor készül és módosítja a készletet is. Több nyelven, több féle pénznemben, több formátumban. (nyomtatás, PDF, e-mail csatolással) De használhatunk rakodási terveket, WIFI-s adatgyűjtős készüléket a rakodáskor automatizált szállítólevél készítéssel.

Ennyi minden és még persze sok más funkció is megelőzheti a számlázást. A lényeg, hogy eljuthatunk a számlázásig egy jól felépített rendszerrel egy folyamat részeként és mindig tudjuk, hogy melyik folyamat hol tart. (melyik megrendelésből mennyit szállítottunk ki, számláztuk ki) és előállíthatunk egyszerűen egy számlát minden más előzmény nélkül is akár azonnali készletmozgatással.

A Számlázási mód nagyon sok féle lehetséges. Készíthetünk egy előleg bekérő dokumentum után a pénzügyi teljesüléskor előleg számlát, majd amikor megtörténik a tényleges teljesítés a végszámlát, amelybe az előleg be számíthatjuk. A rendszer erre figyelmeztet.

Minden hónapban elindíthatunk egy számla generálást, ami a szerződéses számlákat állítja elő az aktuális szerződés nyilvántartásból. Elkészíthetjük a számlákat a kiállított szállítólevelekből. Elkészíthetjük a számlákat a rendelésekből akár a WEBSHOP-al összekötve
A rendszer minden esetben a kapcsolt eljárásnak megfelelően mozgatja a készletet, aktualizálja a rendeléseket, a szállítóleveleket. Kezelni kell a számla érvénytelenítést (sztornó) és a többszörös helyesbítést is, akár ez előző év számlái alapján is.

Az automata MBN árfolyam letöltő program szolgáltatja a különböző pénznemekben történő számlázáskor a pénznemenként a mindenkori aktuális árfolyamot. Pénznemenként különböző BANK számlaszám adható meg.
A számlázás elvégzi a termékdíj adatszolgáltatást is a NAV rendszer felé. És minden több nyelven, több pénznemben, több formátumban, több számlázóval.
Használhatóak a kapcsolt rendszerek EDI , GLS.
A számlák automatikusan iktathatóak a számlaképpel együtt.
A számla kiállítással még koránt sincs vége az ügyviteli folyamatnak. A számlákat könyvelni kell, vagyis főkönyvi feladást kell készíteni. Előre beállítható kontírozás alapján a rendszer ezt el fogja végezni.

A főkönyvben ezután naprakészen megtekinthető a partner analitika, vagyis, hogy melyik vevő melyik számlájával tartozik. Amikor a könyvelő lekönyveli a napi bank kivonatot (vagy beimportálja a kivonatot a könyvelésbe), akkor a partner kimutatás is azonnal aktualizálódik és eldönthető, hogy pl. egy vevőnek küldünk-e e-mailben egy egyenleg közlő levelet, hogy a pénzügyi teljesítés is megtörténjen.

A mindenkori aktuális állapot mobil telefonon is nyomon követhető. Mobil üzletkötői rendszer esetén az üzletkötő azonnali információt kap a vevő pénzügyi helyzetéről is. A vevő milyen számlát, mikor kapott, mennyi tartozása van, milyen árucikk érkezett meg stb.

•  Google maps-on megjeleníthető a vevő területei eloszlása
   Partner analitika
   Eredmény kimutatás
   Bank kivonat import
   Egyedi azonosítós számlázás
   Helyesbítő számla (többszörös helyesbítő)
   Stornó számla
   Készlet kezelés (normál számla)
   Online számla kezelés
   Mobil telefonon számlázás.
   Több számlázó egy időben.
   Pénznemek, árfolyamok.
   MNB letöltő
   Több bankszámlaszám.
  

folytatás következik… (Készlet)